Penerapan COBIT dalam Tata Kelola Sistem Informasi Business Intelligence pada Perusahaan Minuman Ringan
Metodologi Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan yang terbagi ke dalam tiga tahapan analisis yaitu yang pertama melalui pendekatan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk menginvestigasi sumber daya sistem informasi dengan variabel sumberdaya sistem informasi yang dimaksud yaitu: hardware, software, dataware, netware dan sumber daya manusia (O'brien, 2005), yang kedua dengan menggunakan maturity model COBIT framework 4.1 dengan tujuan untuk menganalisis tingkat kematangan dan yang ketiga dengan dengan menggunakan analisis Importance Performance Analyst (IPA) dengan tujuan untuk menganalisis kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan dengan pendekatan studi kasus pada layanan BI di PMRI. Ketiga tahapan analisis dilakukan untuk mengeksplorasi, mengidentifikasi, mendeskripsikan, dan mencari solusi dari permasalahan yang terjadi dalam penerapan prosedur dan tata kelola BI di PMRI.
Pada akhirnya penelitian ini akan menghasilkan data deskriptif berupa rekomendasi terhadap perbaikan penerapan prosedur dan tata kelola BI di PMRI.Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner dengan responden sebanyak sepuluh pegawai dengan pertimbangan bahwa responden tersebut adalah representative manajemen, pakar, mempunyai wewenang, keahlian/ kompetensi dengan obyek penelitian dan sebagai pengguna dari BI.
Sedangkan data sekunder diperoleh dengan cara mengumpulkan data dan informasi yang terkait dengan bidang penelitian baik dari media cetak, website, jurnal, tesis, disertasi, dokumen internal perusahaan dan studi pustaka.Wawancara dilakukan terhadap karyawan PMRI di level manajemen dengan pertimbangan bahwa para responden adalah sebagai representative, mempunyai wewenang, keahlian/ kompetensi dan menggunakan atau sebagai user pengguna dari BI. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi dan saran dalam menentukan proses IT COBIT yang digunakan dalam evaluasi tata kelola BI, sumber daya yang digunakan dan kriteria dalam melakukan pengukuran kualitas sistem, kualitas informasi serta kualitas layanan BI.
Sedangkan studi pustaka bertujuan untuk memahami prosedur tata kelola divisi BI dan mempelajari konsep COBIT 4.1, DeLone dan McLean serta IPA.Metode pemilihan responden menggunakan teknik pur posi ve sampling yaitu memilih responden yang memiliki pengetahuan, memahami , menguasai dan mengimplementasi BI dalam pekerjaannya setiap hari. Responden tersebut adalah manajemen level di divisi TI dengan masa kerja lebih dari 5 tahun yang berjumlah 10 orang yang berasal dari pengembang, operasional dan bisnis di divisi TI. Jabatan responden terdiri dari 1 kepala divisi TI dan 9 Manager di divisi TI.Responden akan diberikan kuisioner secara langsung. Pertanyaan kuesioner dibuat berdasarkan model kematangan COBIT 4.1 dan dikaitkan dengan control objective dan atribut kematangan yang mempengaruhinya, dan berdasarkan atribut dari model untuk mengukur kesuksesan sistem informasi (DeLone & McLean, 2003).
Responden diminta untuk memberikan pendapatnya mengenai tata kelola BI dan kualitas sistem, informasi serta layanan BI saat ini dalam bentuk skala likert. Skala likert yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan ada dalam 5 tingkatan dengan yang terdiri dari: Sangat Tidak Baik– 1, Tidak Baik - 2, Cukup – 0, Baik – 4 dan Sangat Baik – 5 (Iskandar, 2015). Sedangkan skala likert yang digunakan untuk pengukuran persepsi pengguna terhadap kinerja kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang variabelnya di adaptasi dari Model DeLone dan McLean mempunyai 5 tingkatan yang terdiri dari : Sangat Tidak Penting– 1, Tidak Penting - 2, Netral – 0, Penting – 4 dan Sangat Penting – 5 (Romayah, 2015)
Data yang diperoleh melalui survey akan diolah dengan maturity model COBIT 4.1 dan IPA. Untuk mendapatkan nilai indeks maturity atau maturity level dari setiap proses IT COBIT terpilih. Nilai indeks maturity diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden lalu dibagi dengan jumlah soal (Iskandar, 2015).
Setelah mendapatkan nilai indeks maturity, maka nilai tersebut dipetakan ke dalam deskripsi maturity level 0 (non-existent), level 1 (initial), level 2 (repeatable), level 3 (defined), level 4 (managed) dan level 5 (optimized). Selanjutnya untuk mendapatkan tingkat kepentingan BI diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden terkait pertanyaan bagimana tingkat kepentingan terhadap BI dibagi dengan jumlah soal, sedangkan tingkat kinerja BI diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden terkait pertanyaan bagimana tingkat pelaksanaan BI dibagi dengan jumlah soal (Romayah, 2015). Hasil rata-rata tingkat kepentingan dan pelaksanaan selanjutnya di interpretasikan kedalam 4 kuadran yang terdiri: Concentrate Here - 1, Keep up with the good work - 2, Low Priority - 3 dan Possibly Overkill - 4.
Kemudian melakukan analisa gap dengan melihat selisih antara current maturity leveldengan expected maturity level dari control objective setiap proses. Analisa gap berfungsi sebagai acuan rekomendasi perbaikan tata kelola BI. Selanjutnya melakukan analisis terhadap atribut kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang memerlukan perbaikan karena termasuk di kuadran 1 (concentrate here). Tahapan terakhir adalah memberikan rekomendasi perbaikan tata kelola dan penerapan BI di PMRI.
Hasil dan Pembahasan
Investigasi Sumber Daya Sistem InformasiBerdasarkan investigasi kondisi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dengan mengacu pada faktor evaluasi hardware dan software yang dijelaskan James O'brien dan Marakas (2010) bahwa kondisi lingkungan internal sistem informasi dan teknologi informasi (TIK) yang digunakan mendukung implementasi BI di PMRI dengan h a r d w a r e yang digunakan mempunyai spesifikasi yang tinggi, dengan spesifikasi processor minimal dual core dan RAM minimal 4 gigabyte sehingga mampu membantu pengguna BI dalam meningkatkan produktifitas didalam melakukan analisa dan menyajikan laporan yang berkualitas.
Selanjutnya, dari sisi software masih terus dalam pengembangan, sehingga sistem belum terbebas dari bug. Dilihat dari sisi efisiensi software, penggunaan kode program cukup baik namun tidak didukung dengan quality control yang baik. Sehingga dalam implementasi nya masih sering terjadi bugs dengan adanya indikasi telah dilakukan hardcoded oleh developer. Dari sistem jaringan sudah memiliki keamanan jaringan dengan sistem alarm atau peringatan yang terpasang ketika terjadi jaringan down.
Selanjutnya fungsi backup jaringan (redundancy) dan pemanfaatan Disaster Recovery Center (DRC) sudah cukup maksimal. Terbukti backup jaringan akan otomatis switch dari data centeryang berlokasi di pabrik produksi minuman ringan ke backupdata center yang berlokasi di kantor pusat ketika terjadi network down.
Hal yang cukup disayangkan adalah bandwith public internet yang digunakan hanya 30 Mbps, sehingga pengguna BI sering mengeluh lambat ketika mengakses aplikasi BI dari jaringan internet. Dari sisi datawere sudah didukung penggunaan Relational Database Engine System(RDBMS) dan multidimensional database yang mampu meng- handle data dengan volume data transaksi sangat besar sehingga mampu untuk menyimpan data historikal transaksi penjualan mulai tahun 2003.
Penyajian data menggunakan SQL Server Reporting Service(SSRS) dan Online Analytical Processing (OLAP) multidimensional database dapat menyajikan laporan secara bervariasi sampai dengan level analysis, summary level dan detail level. Dari sisi kuantitas SDM sudah cukup optimal dengan dukungan oleh pihak outsourcing yang berasal dari tiga penyedia layanan (vendor), namun dari sisi pengelolaan SDM perlu ditingkatkan karena saat ini belum efektif dan belum ada pembagian tugas didalam mengelola, mengembangkan dan implementasi BI.
Tingkat Kematangan Implementasi BI di PMRI
Pengukuran tingkat kematangan sistem informasi penting agar perusahaan dapat memperbaiki kesenjangan (gap) yang terjadi dan meningkatkan tata kelola untuk memperoleh hasil optimal dari penerapan sistem informasi perusahaan (Ciorciari & Blattner, 2008). Berdasarkan analisis tingkat kematangan BI di PMRI dengan menggunakan metode maturity model COBIT 4.1 dari skala non-existent (0) sampai dengan optimized (5) (Khadra, Zuriekat, & Alramhi, 2009) pada proses perencanaan dan organisasi, peroleh dan implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI di PMRI.
Untuk maturity level pada proses perencanaan dan organisasi, peroleh dan implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI untuk AI5, DS4, DS5, DS6, DS11 dan DS12 berada pada level: 4 – Managed. Sedangkan PO1, PO2, PO3, PO4, PO5, PO6, PO7, AI2, AI3, AI4, AI6, AI7, DS1, DS2, DS3, DS8, DS9 dan ME3 berada pada level: 3 – Defined. Dan untuk PO8, PO9, PO10, AI1, DS7, DS10, DS13, ME1, ME2 dan ME4 berada pada level: 2 – Repeatable.
Hasil perolehan rata-rata pada level 3-Defineduntuk proses perencanaan dan organisasi (PO), akuisisi dan implementasi (AI), laksanakan dan dukungan (DS), sedangkan untuk proses monitoring dan evaluasi (ME) hanya memperoleh rata-rata pada level 2-Repeatable. Penilaian keseluruhan ditunjukkan pada tabel 1. Penilaian keseluruhan ditunjukkan pada tabel 2.
Analisis Kualitasi Sistem, Kualitas Informasi dan Kualitas Layanan BI di PMRI
Kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang dihasilkan oleh suatu SI akan berpengaruh terhadap keberhasilan dan kesuksesan sistem informasi sehingga dapat memberikan manfaat bagi para pengguna sesuai dengan kebutuhan. Informasi yang tidak berkualitas atau informasi yang salah atau tidak sesuai dengan keinginan/kebutuhan penggunanya akan menyebabkan pembangunan sistem informasi tersebut sia-sia. Suatu organisasi yang menerapkan sistem informasi harus selalu mengevaluasi kualitas produk informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut. Berdasarkan Model Kesuksesan Sistem Informasi DeLone dan McLean (2003), terdapat atribut kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang perlu dilakukan pengukuran. Hasil kuesioner pengguna BI di PMRI terhadap kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan dapat dijelaskan sebagai berikut:
Penilaian Atribut Kualitas Sistem BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas sistem BI bahwa atribut keandalan sistem, aksesibilitas serta efisiensi sistem pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Atribut fungsionalitas, privasi dan kegunaan kinerjanya sudah baik sehingga PMRI khususnya divisi IT berkewajiban memastikan bahwa kinerja institusi yang dikelolanya dapat terus mempertahankan prestasi yang telah dicapai. Atribut keinteraktifan sistem merupakan faktor yang mempunyai kinerja yang rendah namun tingkat kepentingannya dibawah dari atribut keandalan sistem, aksesibilitas, serta efisiensi sistem yang berada pada kuadran 1.
Selanjutnya untuk atribut kemudahan navigasi (ease of navigation), lama memuat (download time) dan keamanan (security) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap sudah baik, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut yang berada pada kuadran 2. Hasil kuadaran penelitian seperti pada gambar 3.
Penilaian Atribut Kualitas Informasi BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas Informasi BI bahwa atribut akurasi informasi BI dan informasi tepat waktu (timeliness) pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Selanjutnya atribut kepahaman (understandability), kekinian (up to date), relevansi (r elevanc y) dan kelengkapan (completeness) berdasarkan persepsi pengguna BI kinerjanya sudah baik sehingga PMRI khususnya divisi IT berkewajiban memastikan bahwa kinerja institusi yang dikelolanya dapat terus mempertahankan prestasi yang telah dicapai. Atribut format (for mat) dan keringkasan (conciseness) informasi merupakan faktor yang mempunyai kinerja yang rendah namun tingkat kepentingannya dibawah dari atribut yang berada pada kuadran 1. Hasil kuadran penelitian seperti pada gambar 4.
Penilaian Atribut Kualitas Layanan BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas Informasi BI bahwa atribut keandalan (reliability) dan atribut keresponan (responsiveness) layanan pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Selanjutnya untuk atribut empati (empathy) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap rendah, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut berada pada kuandran 1. Dan atribut jaminan (assurance) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap sudah baik, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut yang berada pada kuadran 2. Hasil kuadran penelitian seperti pada gambar 5.
Implikasi Manajerial
Rumusan implikasi manajerial sebagai bahan pertimbangan dan perbaikan penerapan BI di PMRI yaitu (1) Meningkatkan peranan perencanaan BI yang tertuang didalam IT Strategic Plan dalam hal pengelolaan kualitas, manajemen resiko dan pengelolaan proyek BI melalui penerapan standarisasi terhadap kriteria pengujian sofware BI, dilakukan pemisahan antara aktifitas pengembangan dan pengujian software BI, memasukkan identifikasi resiko dan perubahan kedalam perencanaan BI beserta mitigasi resiko dan penanggulanganya, memastikan perencanaan arsitektur informasi selaras dengan kebutuhan proses bisnis, menerapkan manajemen proyek secara konsisten seperti melibatkan pengguna mulai dari fase analisis Business Requirements hingga fase User Acceptance Test untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, melakukan studi kelayakan bisnis untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan produk software BI yang akan diimplementasikan dan selanjutnya menerapkan evaluasi agar pengelolaan dan pengembangan sumber daya sistem informasi dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan secara berkesinambungan.
(2) Meningkatkan pemanfaatan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung implementasi BI melalui mengoptimalkan perangkat keras yang didukung high availability dan scalability, penerapandokumentasi yang baik dan terstruktur dalam menangani incident yang terjadi dan melakukan transfer knowledge ke divisi pelayanan dan dukungan TI setelah solusi di implementasikan.
(3) Meningkatkan kualitas, akurasi dan ketepatan waktu layanan pada BI dengan memastikan integritas data terjamin seperti penerapan standarisasi dan validasi data serta melakukan sosialisasi lebih baik ke pengguna dengan melakukan pelatihan secara reguler menggunakan dokumentasi penggunaan aplikasi yang up to date.
(4) Berdasarkan hasil investigasi sumber daya manusia sebagai pengelola BI di PMRI dapat dikategorikan baik namun belum efektif dikarenakan personel Business Intelligence dan Kolaborasi Specialist bertugas untuk mengelola, mengembangkan dan implementasi BI sehingga tidak fokus. Berdasarkan hal tersebut perlu dilakukan pembagian pekerjaan dengan membagi personel menjadi dua bagian yaitu personel Business Intelligence dan kolaborasi solution Delivery yang bertugas untuk mengembangkan dan implementasi BI dan Business Intelligence dankolaborasi Service Deliveryyang bertugas untuk mengelola, memelihara, melakukan sosialisasi, dan melakukan evaluasi layanan BI. Dengan adanya pembagian pekerjaan tersebut diharapkan personel BI dapat lebih efektif didalam melakukan tugas nya.
(5) Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan maturity model COBIT 4.1 sebagai perbaikan tata kelola BI di PMRI maka rekomendasi yang diusulkan dari penelitian ini adalah untuk mencapai maturity level di level managed – 4
Review
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian tentang evaluasi BI di PMRI dapat dibuat beberapa kesimpulan sebagai berikut : (1) Berdasarkan hasil investigasi terhadap sumber daya sistem informasi baik hardware, software, dataware, netware mendukung implementasi BI di PMRI namun perlu ditingkatkan kualitas software, kualitas hardware dankualitas netware. (2) Hasil evaluasi tata kelola BI di PMRI yang diukur menggunakan Metode maturity model COBIT 4.1 bahwa secara keseluruhan proses perencanaan dan organisasi, implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI di PMRI sudah mengikuti kaidah-kaidah yang baik dan benar sesuai dengan COBIT framework dengan Maturity Level berada diantara level: 2 – Repeatable danlevel: 4 – Managed dan COBIT framework 4.1 dapat diadopsi untuk melakukan evaluasi tata kelola BI di PMRI.(3) Hasil evaluasi Pengukuran kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan BI di PMRI berdasarkan tingkat kepentingan dan kinerja bisa disimpulkan bahwa untuk kualitas sistem kinerja yang rendah dan perlu mendapat prioritas utama untuk perbaikannya yaitu keandalan sistem BI, aksesibilitas, serta efisiensi. Sedangkan untuk peningkatan kualitas informasi dapat memperioritaskan atribut akurasi dan tepat waktu. Sedangkan untuk peningkatan kualitas layanan dapat memperioritaskan atribut keandalan dan responsif.
Saran
Berdasarkan hasil simpulan yang disampaikan maka saran yang dapat digunakan yaitu : (1) PMRI perlu melakukan perbaikan dalam pengelolaan sumber daya sistem informasi yang menunjang kinerja layanan BI. (2) PMRI perlu memaksimalkan penggunaan BI dengan mengadakan pelatihan dan melakukan evaluasi secara reguler, serta memastikan dokumentasi diupdate secara berkala. (3) PMRI perlu memaksimalkan fungsi service desk yang ada saat ini dengan cara peningkatan fungsi sistem service desk dengan penempatan personel yang ahli di bidangnya, memastikan transfer knowledgedilakukan dan dokumentasi yang baik dan terstruktur.
Penelitian ini menggunakan pendekatan yang terbagi ke dalam tiga tahapan analisis yaitu yang pertama melalui pendekatan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk menginvestigasi sumber daya sistem informasi dengan variabel sumberdaya sistem informasi yang dimaksud yaitu: hardware, software, dataware, netware dan sumber daya manusia (O'brien, 2005), yang kedua dengan menggunakan maturity model COBIT framework 4.1 dengan tujuan untuk menganalisis tingkat kematangan dan yang ketiga dengan dengan menggunakan analisis Importance Performance Analyst (IPA) dengan tujuan untuk menganalisis kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan dengan pendekatan studi kasus pada layanan BI di PMRI. Ketiga tahapan analisis dilakukan untuk mengeksplorasi, mengidentifikasi, mendeskripsikan, dan mencari solusi dari permasalahan yang terjadi dalam penerapan prosedur dan tata kelola BI di PMRI.
Pada akhirnya penelitian ini akan menghasilkan data deskriptif berupa rekomendasi terhadap perbaikan penerapan prosedur dan tata kelola BI di PMRI.Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner dengan responden sebanyak sepuluh pegawai dengan pertimbangan bahwa responden tersebut adalah representative manajemen, pakar, mempunyai wewenang, keahlian/ kompetensi dengan obyek penelitian dan sebagai pengguna dari BI.
Sedangkan data sekunder diperoleh dengan cara mengumpulkan data dan informasi yang terkait dengan bidang penelitian baik dari media cetak, website, jurnal, tesis, disertasi, dokumen internal perusahaan dan studi pustaka.Wawancara dilakukan terhadap karyawan PMRI di level manajemen dengan pertimbangan bahwa para responden adalah sebagai representative, mempunyai wewenang, keahlian/ kompetensi dan menggunakan atau sebagai user pengguna dari BI. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi dan saran dalam menentukan proses IT COBIT yang digunakan dalam evaluasi tata kelola BI, sumber daya yang digunakan dan kriteria dalam melakukan pengukuran kualitas sistem, kualitas informasi serta kualitas layanan BI.
Sedangkan studi pustaka bertujuan untuk memahami prosedur tata kelola divisi BI dan mempelajari konsep COBIT 4.1, DeLone dan McLean serta IPA.Metode pemilihan responden menggunakan teknik pur posi ve sampling yaitu memilih responden yang memiliki pengetahuan, memahami , menguasai dan mengimplementasi BI dalam pekerjaannya setiap hari. Responden tersebut adalah manajemen level di divisi TI dengan masa kerja lebih dari 5 tahun yang berjumlah 10 orang yang berasal dari pengembang, operasional dan bisnis di divisi TI. Jabatan responden terdiri dari 1 kepala divisi TI dan 9 Manager di divisi TI.Responden akan diberikan kuisioner secara langsung. Pertanyaan kuesioner dibuat berdasarkan model kematangan COBIT 4.1 dan dikaitkan dengan control objective dan atribut kematangan yang mempengaruhinya, dan berdasarkan atribut dari model untuk mengukur kesuksesan sistem informasi (DeLone & McLean, 2003).
Responden diminta untuk memberikan pendapatnya mengenai tata kelola BI dan kualitas sistem, informasi serta layanan BI saat ini dalam bentuk skala likert. Skala likert yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan ada dalam 5 tingkatan dengan yang terdiri dari: Sangat Tidak Baik– 1, Tidak Baik - 2, Cukup – 0, Baik – 4 dan Sangat Baik – 5 (Iskandar, 2015). Sedangkan skala likert yang digunakan untuk pengukuran persepsi pengguna terhadap kinerja kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang variabelnya di adaptasi dari Model DeLone dan McLean mempunyai 5 tingkatan yang terdiri dari : Sangat Tidak Penting– 1, Tidak Penting - 2, Netral – 0, Penting – 4 dan Sangat Penting – 5 (Romayah, 2015)
Data yang diperoleh melalui survey akan diolah dengan maturity model COBIT 4.1 dan IPA. Untuk mendapatkan nilai indeks maturity atau maturity level dari setiap proses IT COBIT terpilih. Nilai indeks maturity diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden lalu dibagi dengan jumlah soal (Iskandar, 2015).
Setelah mendapatkan nilai indeks maturity, maka nilai tersebut dipetakan ke dalam deskripsi maturity level 0 (non-existent), level 1 (initial), level 2 (repeatable), level 3 (defined), level 4 (managed) dan level 5 (optimized). Selanjutnya untuk mendapatkan tingkat kepentingan BI diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden terkait pertanyaan bagimana tingkat kepentingan terhadap BI dibagi dengan jumlah soal, sedangkan tingkat kinerja BI diperoleh dengan menjumlahkan semua jawaban responden terkait pertanyaan bagimana tingkat pelaksanaan BI dibagi dengan jumlah soal (Romayah, 2015). Hasil rata-rata tingkat kepentingan dan pelaksanaan selanjutnya di interpretasikan kedalam 4 kuadran yang terdiri: Concentrate Here - 1, Keep up with the good work - 2, Low Priority - 3 dan Possibly Overkill - 4.
Kemudian melakukan analisa gap dengan melihat selisih antara current maturity leveldengan expected maturity level dari control objective setiap proses. Analisa gap berfungsi sebagai acuan rekomendasi perbaikan tata kelola BI. Selanjutnya melakukan analisis terhadap atribut kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang memerlukan perbaikan karena termasuk di kuadran 1 (concentrate here). Tahapan terakhir adalah memberikan rekomendasi perbaikan tata kelola dan penerapan BI di PMRI.
Hasil dan Pembahasan
Investigasi Sumber Daya Sistem InformasiBerdasarkan investigasi kondisi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dengan mengacu pada faktor evaluasi hardware dan software yang dijelaskan James O'brien dan Marakas (2010) bahwa kondisi lingkungan internal sistem informasi dan teknologi informasi (TIK) yang digunakan mendukung implementasi BI di PMRI dengan h a r d w a r e yang digunakan mempunyai spesifikasi yang tinggi, dengan spesifikasi processor minimal dual core dan RAM minimal 4 gigabyte sehingga mampu membantu pengguna BI dalam meningkatkan produktifitas didalam melakukan analisa dan menyajikan laporan yang berkualitas.
Selanjutnya, dari sisi software masih terus dalam pengembangan, sehingga sistem belum terbebas dari bug. Dilihat dari sisi efisiensi software, penggunaan kode program cukup baik namun tidak didukung dengan quality control yang baik. Sehingga dalam implementasi nya masih sering terjadi bugs dengan adanya indikasi telah dilakukan hardcoded oleh developer. Dari sistem jaringan sudah memiliki keamanan jaringan dengan sistem alarm atau peringatan yang terpasang ketika terjadi jaringan down.
Selanjutnya fungsi backup jaringan (redundancy) dan pemanfaatan Disaster Recovery Center (DRC) sudah cukup maksimal. Terbukti backup jaringan akan otomatis switch dari data centeryang berlokasi di pabrik produksi minuman ringan ke backupdata center yang berlokasi di kantor pusat ketika terjadi network down.
Hal yang cukup disayangkan adalah bandwith public internet yang digunakan hanya 30 Mbps, sehingga pengguna BI sering mengeluh lambat ketika mengakses aplikasi BI dari jaringan internet. Dari sisi datawere sudah didukung penggunaan Relational Database Engine System(RDBMS) dan multidimensional database yang mampu meng- handle data dengan volume data transaksi sangat besar sehingga mampu untuk menyimpan data historikal transaksi penjualan mulai tahun 2003.
Penyajian data menggunakan SQL Server Reporting Service(SSRS) dan Online Analytical Processing (OLAP) multidimensional database dapat menyajikan laporan secara bervariasi sampai dengan level analysis, summary level dan detail level. Dari sisi kuantitas SDM sudah cukup optimal dengan dukungan oleh pihak outsourcing yang berasal dari tiga penyedia layanan (vendor), namun dari sisi pengelolaan SDM perlu ditingkatkan karena saat ini belum efektif dan belum ada pembagian tugas didalam mengelola, mengembangkan dan implementasi BI.
Tingkat Kematangan Implementasi BI di PMRI
Pengukuran tingkat kematangan sistem informasi penting agar perusahaan dapat memperbaiki kesenjangan (gap) yang terjadi dan meningkatkan tata kelola untuk memperoleh hasil optimal dari penerapan sistem informasi perusahaan (Ciorciari & Blattner, 2008). Berdasarkan analisis tingkat kematangan BI di PMRI dengan menggunakan metode maturity model COBIT 4.1 dari skala non-existent (0) sampai dengan optimized (5) (Khadra, Zuriekat, & Alramhi, 2009) pada proses perencanaan dan organisasi, peroleh dan implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI di PMRI.
Untuk maturity level pada proses perencanaan dan organisasi, peroleh dan implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI untuk AI5, DS4, DS5, DS6, DS11 dan DS12 berada pada level: 4 – Managed. Sedangkan PO1, PO2, PO3, PO4, PO5, PO6, PO7, AI2, AI3, AI4, AI6, AI7, DS1, DS2, DS3, DS8, DS9 dan ME3 berada pada level: 3 – Defined. Dan untuk PO8, PO9, PO10, AI1, DS7, DS10, DS13, ME1, ME2 dan ME4 berada pada level: 2 – Repeatable.
Hasil perolehan rata-rata pada level 3-Defineduntuk proses perencanaan dan organisasi (PO), akuisisi dan implementasi (AI), laksanakan dan dukungan (DS), sedangkan untuk proses monitoring dan evaluasi (ME) hanya memperoleh rata-rata pada level 2-Repeatable. Penilaian keseluruhan ditunjukkan pada tabel 1. Penilaian keseluruhan ditunjukkan pada tabel 2.
Analisis Kualitasi Sistem, Kualitas Informasi dan Kualitas Layanan BI di PMRI
Kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang dihasilkan oleh suatu SI akan berpengaruh terhadap keberhasilan dan kesuksesan sistem informasi sehingga dapat memberikan manfaat bagi para pengguna sesuai dengan kebutuhan. Informasi yang tidak berkualitas atau informasi yang salah atau tidak sesuai dengan keinginan/kebutuhan penggunanya akan menyebabkan pembangunan sistem informasi tersebut sia-sia. Suatu organisasi yang menerapkan sistem informasi harus selalu mengevaluasi kualitas produk informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut. Berdasarkan Model Kesuksesan Sistem Informasi DeLone dan McLean (2003), terdapat atribut kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan yang perlu dilakukan pengukuran. Hasil kuesioner pengguna BI di PMRI terhadap kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan dapat dijelaskan sebagai berikut:
Penilaian Atribut Kualitas Sistem BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas sistem BI bahwa atribut keandalan sistem, aksesibilitas serta efisiensi sistem pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Atribut fungsionalitas, privasi dan kegunaan kinerjanya sudah baik sehingga PMRI khususnya divisi IT berkewajiban memastikan bahwa kinerja institusi yang dikelolanya dapat terus mempertahankan prestasi yang telah dicapai. Atribut keinteraktifan sistem merupakan faktor yang mempunyai kinerja yang rendah namun tingkat kepentingannya dibawah dari atribut keandalan sistem, aksesibilitas, serta efisiensi sistem yang berada pada kuadran 1.
Selanjutnya untuk atribut kemudahan navigasi (ease of navigation), lama memuat (download time) dan keamanan (security) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap sudah baik, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut yang berada pada kuadran 2. Hasil kuadaran penelitian seperti pada gambar 3.
Penilaian Atribut Kualitas Informasi BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas Informasi BI bahwa atribut akurasi informasi BI dan informasi tepat waktu (timeliness) pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Selanjutnya atribut kepahaman (understandability), kekinian (up to date), relevansi (r elevanc y) dan kelengkapan (completeness) berdasarkan persepsi pengguna BI kinerjanya sudah baik sehingga PMRI khususnya divisi IT berkewajiban memastikan bahwa kinerja institusi yang dikelolanya dapat terus mempertahankan prestasi yang telah dicapai. Atribut format (for mat) dan keringkasan (conciseness) informasi merupakan faktor yang mempunyai kinerja yang rendah namun tingkat kepentingannya dibawah dari atribut yang berada pada kuadran 1. Hasil kuadran penelitian seperti pada gambar 4.
Penilaian Atribut Kualitas Layanan BI
Berdasarkan penilaian terhadap tingkat kepentingan dan tingkat pelaksanaan kualitas Informasi BI bahwa atribut keandalan (reliability) dan atribut keresponan (responsiveness) layanan pada BI dianggap sebagai atribut kinerja yang paling rendah dan belum memuaskan namun dianggap paling penting oleh pengguna. Hal ini membuat PMRI khususnya divisi IT berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja faktor tersebut dan merupakan prioritas untuk ditingkatkan.
Selanjutnya untuk atribut empati (empathy) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap rendah, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut berada pada kuandran 1. Dan atribut jaminan (assurance) merupakan faktor-faktor yang kinerjanya dianggap sudah baik, namun tingkat kepentingannya lebih rendah dari atribut yang berada pada kuadran 2. Hasil kuadran penelitian seperti pada gambar 5.
Implikasi Manajerial
Rumusan implikasi manajerial sebagai bahan pertimbangan dan perbaikan penerapan BI di PMRI yaitu (1) Meningkatkan peranan perencanaan BI yang tertuang didalam IT Strategic Plan dalam hal pengelolaan kualitas, manajemen resiko dan pengelolaan proyek BI melalui penerapan standarisasi terhadap kriteria pengujian sofware BI, dilakukan pemisahan antara aktifitas pengembangan dan pengujian software BI, memasukkan identifikasi resiko dan perubahan kedalam perencanaan BI beserta mitigasi resiko dan penanggulanganya, memastikan perencanaan arsitektur informasi selaras dengan kebutuhan proses bisnis, menerapkan manajemen proyek secara konsisten seperti melibatkan pengguna mulai dari fase analisis Business Requirements hingga fase User Acceptance Test untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, melakukan studi kelayakan bisnis untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan produk software BI yang akan diimplementasikan dan selanjutnya menerapkan evaluasi agar pengelolaan dan pengembangan sumber daya sistem informasi dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan secara berkesinambungan.
(2) Meningkatkan pemanfaatan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung implementasi BI melalui mengoptimalkan perangkat keras yang didukung high availability dan scalability, penerapandokumentasi yang baik dan terstruktur dalam menangani incident yang terjadi dan melakukan transfer knowledge ke divisi pelayanan dan dukungan TI setelah solusi di implementasikan.
(3) Meningkatkan kualitas, akurasi dan ketepatan waktu layanan pada BI dengan memastikan integritas data terjamin seperti penerapan standarisasi dan validasi data serta melakukan sosialisasi lebih baik ke pengguna dengan melakukan pelatihan secara reguler menggunakan dokumentasi penggunaan aplikasi yang up to date.
(4) Berdasarkan hasil investigasi sumber daya manusia sebagai pengelola BI di PMRI dapat dikategorikan baik namun belum efektif dikarenakan personel Business Intelligence dan Kolaborasi Specialist bertugas untuk mengelola, mengembangkan dan implementasi BI sehingga tidak fokus. Berdasarkan hal tersebut perlu dilakukan pembagian pekerjaan dengan membagi personel menjadi dua bagian yaitu personel Business Intelligence dan kolaborasi solution Delivery yang bertugas untuk mengembangkan dan implementasi BI dan Business Intelligence dankolaborasi Service Deliveryyang bertugas untuk mengelola, memelihara, melakukan sosialisasi, dan melakukan evaluasi layanan BI. Dengan adanya pembagian pekerjaan tersebut diharapkan personel BI dapat lebih efektif didalam melakukan tugas nya.
(5) Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan maturity model COBIT 4.1 sebagai perbaikan tata kelola BI di PMRI maka rekomendasi yang diusulkan dari penelitian ini adalah untuk mencapai maturity level di level managed – 4
Review
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian tentang evaluasi BI di PMRI dapat dibuat beberapa kesimpulan sebagai berikut : (1) Berdasarkan hasil investigasi terhadap sumber daya sistem informasi baik hardware, software, dataware, netware mendukung implementasi BI di PMRI namun perlu ditingkatkan kualitas software, kualitas hardware dankualitas netware. (2) Hasil evaluasi tata kelola BI di PMRI yang diukur menggunakan Metode maturity model COBIT 4.1 bahwa secara keseluruhan proses perencanaan dan organisasi, implementasi, laksanakan dan dukungan, serta monitoring dan evaluasi BI di PMRI sudah mengikuti kaidah-kaidah yang baik dan benar sesuai dengan COBIT framework dengan Maturity Level berada diantara level: 2 – Repeatable danlevel: 4 – Managed dan COBIT framework 4.1 dapat diadopsi untuk melakukan evaluasi tata kelola BI di PMRI.(3) Hasil evaluasi Pengukuran kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan BI di PMRI berdasarkan tingkat kepentingan dan kinerja bisa disimpulkan bahwa untuk kualitas sistem kinerja yang rendah dan perlu mendapat prioritas utama untuk perbaikannya yaitu keandalan sistem BI, aksesibilitas, serta efisiensi. Sedangkan untuk peningkatan kualitas informasi dapat memperioritaskan atribut akurasi dan tepat waktu. Sedangkan untuk peningkatan kualitas layanan dapat memperioritaskan atribut keandalan dan responsif.
Saran
Berdasarkan hasil simpulan yang disampaikan maka saran yang dapat digunakan yaitu : (1) PMRI perlu melakukan perbaikan dalam pengelolaan sumber daya sistem informasi yang menunjang kinerja layanan BI. (2) PMRI perlu memaksimalkan penggunaan BI dengan mengadakan pelatihan dan melakukan evaluasi secara reguler, serta memastikan dokumentasi diupdate secara berkala. (3) PMRI perlu memaksimalkan fungsi service desk yang ada saat ini dengan cara peningkatan fungsi sistem service desk dengan penempatan personel yang ahli di bidangnya, memastikan transfer knowledgedilakukan dan dokumentasi yang baik dan terstruktur.
